Você tem certeza de que sabe tudo que entra e sai diariamente do caixa da sua empresa? Entender o funcionamento do fluxo de caixa é essencial para organizar gastos e recebimentos, e para garantir uma boa gestão financeira em seu negócio.
Antes, precisamos entender que o fluxo de caixa é um registro das entradas e saídas de recursos monetários durante certo período: diário, mensal, semanal. Escolha o que for mais adequada ao ritmo do seu negócio. Um restaurante, por exemplo, deve pensar num controle diário.
Para que seja efetivo, o controle tem de ser rigoroso e detalhado. Todos os pagamentos recebidos, em qualquer meio; não importa se em dinheiro, cheque, cartão ou depósito em conta, precisam ser registrados. Assim como todas as saídas para cobrir despesas fixas ou variáveis. Esse registro precisa ser absolutamente fiel, pois qualquer erro pode esconder a real situação do fluxo e desequilibrar a empresa financeiramente.
Por exemplo: seu caixa tem um saldo de R$ 3.000 e sua empresa terá mais R$ 1.000 a receber no primeiro dia do mês. Algumas despesas como luz, aluguel e folha salarial devem ser pagas na mesma data. Basta esquecer de listar uma dessas despesas, ou gastar em alguma outra coisa sem fazer o registro necessário, que o caixa da sua empresa pode ser comprometido.
Peça de planejamento
Mas a importância do fluxo de caixa vai além disso. Com o tempo, ele pode se tornar uma importante peça para o planejamento da empresa, permitindo que você tome decisões mais seguras e acertadas. O controle do fluxo vai permitir saber, por exemplo, se a sua empresa tem ou não tem capital para executar um determinado investimento, como a compra de um novo equipamento, a contratação de mais um funcionário ou uma pequena reforma nas instalações.
Vai permitir saber também se vale a pena ou não recorrer a uma linha crédito para financiar esse investimento. E, se for o caso, responder se essa dívida pode ser absorvida dentro do fluxo de despesas e receitas, ou se vai desequilibrar as finanças do empreendimento.
Mas não basta apenas controlar o fluxo de caixa. É preciso também trabalhar com sua projeção. Ou seja, estimar com base no histórico de vendas, sazonalidade e outros fatores, o comportamento de receitas e despesas pelo menos no curto e médio prazo. Isso certamente vai melhorar a qualidade do seu planejamento financeiro.
É preciso observar que, tanto o trabalho de controle, quanto a projeção do fluxo de caixa da empresa devem ser uma tarefa realizada de maneira constante. A cada fechamento do caixa, no período escolhido para aferir o fluxo, o empreendedor deve rever os números, corrigir as projeções e incorporar ao cálculo qualquer mudança no planejamento ou nas condições do ambiente de negócios.
Mais dados, melhor análise
Evidentemente, quanto maior for o volume de dados, e mais detalhes você tiver sobre eles, melhor será a sua projeção. E não se esqueça de sempre deixar uma margem de segurança nesse cálculo. Isso vai permitir que você tenha espaço de manobra caso haja despesas imprevistas ou perdas de receita provocadas por perda de clientes ou inadimplência.
Lembre-se ainda que o controle do fluxo de caixa fica mais fácil se você contar com um sistema de gestão, como o combo de sistema + equipamentos Bemacash, da TOTVS. Além de realizar esse controle de forma automática, o sistema gera notas e cupons fiscais, relatórios de vendas com os principais indicadores do negócio, e realiza controle de estoque, entre outras funcionalidades.
O planejamento, por sua vez, ganha mais firmeza quando esse sistema se integra a uma plataforma de Inteligência Artificial, como a Carol. Com ela, o cliente Bemacash faz uma análise inteligente dos seus números, comparados com os dados de seus principais concorrentes. Desse jeito, sua empresa fica 100% equipada para entender e controlar o fluxo de caixa com muito mais eficiência e segurança.
